活用散漫力達成「多任務處理」及「大量閱讀」的秘訣

你是否常覺得時間不夠用,上班需要完成的任務太多而感到疲憊,甚至忙到沒空進修或是閱讀呢?或是覺得自己專注力很差,無法集中精神做事而感到氣餒?

最近看了《智慧型手機知識碎片化時代的閱讀力最新技術大全》,不只是談論碎片化時代輸入和輸出的技巧,更提到散漫力也是可以拿來運用的!

現在的人很難與3C做切割,除非逃到無網路的地方隱居,作者 #佐佐木俊尚 認為把手機放下是不切實際的方式,反而應該利用無法持續的集中力和悠悠哉哉的散漫力,而具體作法,就是最佳化這些僅能維持數分鐘的集中力。

沒辦法一次專注25分鐘也沒關係,一天只要累積30個「5分鐘集中力」也是很可觀的!而且在散漫、不緊張的時刻,更容易出現一些靈感、新點子。

這個切角相當有趣,因為大部分的書籍比較偏向提高專注力,盡量遠離3C的誘惑,但本書反其道而行,好好利用了科技來處理多項任務及達到大量閱讀的效果。

那接下來將針對「多任務處理」及「大量閱讀」這兩面向來分享。

多任務處理:先盤點後分類

首先,來談「多任務處理」方式,分成2個步驟:

1.盤點「自己必須做的事」並列清單,確認是否可以細分到每一段「短時間」裡完成。

2.把工作進行分類,分成「輕」與「重」的工作,且先從「輕」的工作開始,然後往「重」推移。

舉例工作內容如下(括號為使用的3C工具):

  • 蒐集資訊(手機)
  • 閱讀書籍和資訊(平板書或電子書閱讀器)
  • 製作企劃書、活動方案和簡報(電腦)
  • 撰寫文章(電腦)
  • 製作請款單、處理郵件等雜項事務(電腦)
  • 喘口氣(手機)

工作分類結果如下:

重的工作

  • 閱讀「重的文章」(內容扎實的長篇文章)
  • 閱讀「重的書」
  • 把想到的點子轉化為文字
  • 構思文章的組成方式
  • 「重的執筆」(文字量約在三千以上)
  • 「重的雜務」

輕的工作

  • 檢視新聞標題,把要讀的文章收到Pocket裡
  • 閱讀「輕的文章」(篇幅短小的文章)
  • 閱讀「輕的書」
  • 寫讀書筆記並存檔
  • 透過天馬行空的思考,讓點子在腦內成形
  • 為文字搭配視覺元素
  • 對文字內容進行調整,完成文件資料
  • 「輕的執筆」(文字量約在一千左右)
  • 「輕的雜務」
  • 喘口

把重和輕的工作分開後,先從輕的工作開始,接著處理重的,等到感到疲憊後,再回頭去做輕的工作,只要穿插交互處理,腦袋比較不會疲乏,也會更有效率。

至於執行的「時間間隔」則因人而異,有的人適合番茄工作法(25分鐘),有人適合15分鐘,甚至5分鐘,不妨在一天開始要進入工作狀態時,先設定「3分鐘」的時間間隔,然後漸進到5分鐘、8分鐘、10分鐘、15分鐘推進,看看自己專注力的極限是幾分鐘。

另外,作者有分享一些可增加工作效率的app:

  • Google日曆:日程管理
  • Microsoft To Do:安排任務和工作進度
  • Google Keep:儲存備忘錄、筆記
  • 熊掌記:撰寫文稿和記錄靈感內容

大量閱讀:用零碎時間切換工具達到有效輸入

再來分享如何進行有效閱讀的方法,以下分成閱讀網路文章以及閱讀書籍兩種類型的輸入:

閱讀網路文章

推薦使用「RSS Reader」的App,像是「Feedly」、「Inoreader」,可以看來自不同的網站、部落格的新文章標題。以「Feedly」為例,在做登入與分類等細項設定時,建議用電腦操作,而利用等車或是會議開始前的零碎時間用手機看文章標題,並且根據「必讀程度」分等級,是比較有效率的閱讀方法。

在看標題時不用連內文一起讀,把「檢視文章標題」和「仔細閱讀內容」切在不同時間完成。

因此也推薦使用「稍後閱讀」功能的App,像是「Pocket」、「Instapaper」,以「Pocket」為例,它有保存已讀過的文章,以及為文章上標籤,以便日後搜尋的功能。

除此之外,也可以把重要文章整理在Notion、Microsoft OneNote、Evernote或Google Keep等筆記軟體中,因為Pocket的收藏功能只儲存文章URL,原網站刪掉後就看不到了,並且可以把為何有必要保存這篇文章的原因寫下來做簡單的記錄。

閱讀書籍

作者建議如果可以的話盡量選電子書,除了不佔空間,還可以隨時切換工具來閱讀,是適合專注力低的讀書術。

舉例:

坐在書桌前用電腦開啟Kindle讀電子書

要出門開會等火車時開啟手機Kindle繼續讀

回到家躺在沙發用Kindle閱讀器閱讀

如果是長時間移動(搭火車或飛機)用iPad來閱讀

作者淋漓盡致地使用零碎時間,每天多了2小時可以閱讀,對他來說,閱讀可以獲得多元知識與觀點,並以此掌握不同的概念,進而勾勒出世界觀、培養自己的思維,影響行動,閱讀力成為了他的利器,也是現代人不可少的能力之一。

當然,如果能提升專注力當然很好,沒辦法也不用氣餒,該如何管控好專注力集中的短暫時間,也是散漫力的本質。

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